Projecten hebben nogal eens wat onnodige en ontbrekende bagage bij zich. De MIN=MAX-regel is heel geschikt in de scope bepaling van projecten. Een goed middel tegen scope-screep. En, het is tevens een goed middel om te besluiten om juist wel bepaalde zaken in de scope op te nemen terwijl dit niet voor de hand lag.
In 1998 was ik betrokken bij een ICT project dat niet echt wilde lukken. Er zat een harde dead-line op het project, er was inmiddels card-blanche afgegeven en nog steeds was de best-estimate een 3 maanden overrun op de deadline van 1 januari 1999.
Dit project was niet uniek. Later ben ik meer van dit soort projecten tegen gekomen. Heel veel moet er gebeuren en er lijkt te weinig tijd te zijn om dit allemaal te doen.
Wat opvallend is, juist naar mate het project belangrijker is, lijkt scope screep een groter probleem. Het zal wel aan het feit liggen dat belangrijke projecten veel makkelijker allerlei middelen en budgetten krijgen. Binnen no time zitten het project vol met allerlei zaken die eigenlijk niet nodig zijn.
Zo ook dat project dat op 1 januari 1999 klaar moest zijn. Er zat zelfs een millenium-proof component in. En gezien het aantal betrokken systemen met behoorlijk wat legacy, een significant ding. Dit ding ging er dus heel snel uit.
In een ander project met een harde dead-line wilde ICT er nog een nieuw ontwikkelplatform erbij lanceren. Dus dat werd heel snel buiten de scope van dat project geplaatst.
Is het niet noodzakelijk om het project tot een goed eind te brengen, dan gaat het uit het project!
Maar, de MIN=MAX-regel gaat nog wel een stukje verder. Het draait immers om wat er minimaal nodig is om de doelstelling te bereiken.
Soms heb je de medewerking of extra inzet nodig van iemand of een bepaalde groep die niet één twee drie zit te wachten op jouw project. En kun je hier niet om heen, dan is een alternatief op bovenlangs. Want, ook hier gaat de MIN=MAX-regel op. Wat wil deze persoon of groep nu heel erg graag? Zo graag dat ze hiervoor meer dan bereid te zijn om te zorgen dat jouw project tot een goed einde komt. Het minimale wat nodig is om de doelstelling te bereiken, is het maximale wat we gaan doen ...en soms is dat iets meer dan sec voor het projectdoel nodig is.
Tip
De volgende vragen komen uit de PFD+ procedure en helpen om de MIN=MAX-regel praktische handen en voeten te geven:
[A] = op te leveren product, te nemen besluit, deliverable, etc
[B] = idem als [A], maar dan randvoorwaardelijk voor [A]
- Om [A] te realiseren hebben we [B] nodig?
- Zonder [B] kunnen we [A] niet realiseren?
- Zeker weten?
- Optioneel: Waarom? of: Wie weet dit dan wel?
- Om [A] te realiseren hebben we alleen [B] nodig?
- We hebben alleen [B] nodig om [A] te realiseren?
- Zeker weten?
- Optioneel: Waarom? of: Wie weet dit dan wel?
De #3 vragen zijn gericht op het triggeren van het onbewuste. Stel vragen #1 en #2 op een rustige haast monotome toon, haast mantra-like. Stel vraag #3 in een stellige vraag. Wacht even, observeer de non-verbale reactie en ga door. Als er iets is dat niet klopt, dan komen ze erop terug.
Vraag #4 is optioneel en met name als de bovenstaande vragen niet gebruikt worden in een PFD+ routine. De toon die doorgaans werkt is die van verbazing. Wacht even, observeer de non-verbale reactie en ga door. Als er iets is dat niet klopt, dan komen ze erop terug.
Geen garanties, maar je zult verbaasd zijn van hoeveel extra belangrijke en bruikbare informatie je te horen krijgt. Overigens de bevraagde staat ook vaak versteld van hoeveel ze eigenlijk weten ...en soms niet.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten