(N)PCA een toevoeging in het LEAN denken?

Diegene die zich bezig houden met LEAN zijn bekend met AVA en NAVA; (Non) Added Value Activities. Uiteraard Added Value is bekeken vanuit het perspectief van de klant. Het is zeer goed om de activiteiten van een proces vanuit AVA en NAVA te bekijken. Maar is dit voldoende?

Als een activiteit Added Value is, wil nog niet zeggen dat deze activiteit ook geld mag of hoeft te kosten.

In dit kader wil ik de termen (Non) Permissable Cost Activities introduceren, ofwel PCA en NPCA. Wanneer is het wel en niet toegestaan dat een activiteit geld kost, ofwel wanneer een leverancier geld eraan mag verdienen.

Het klinkt raar om over 'toegestaan' te spreken in relatie tot het mogen verdienen van geld van een leverancier. Zie het als een mind-set verandering en ik zal dit toelichten met behulp van twee voorbeelden: medewerkersonderzoek en educatie.

NPCA in Medewerkersonderzoek
Een goed medewerkersonderzoek begint uiteraard met een goede intake met de opdrachtgever. Belangrijk hierbij is dat een goed beeld wordt gekregen van de feitelijke vraag die de opdrachtgever heeft en om deze zo SMART mogelijk te definiëren. De volgende stap is om een goede vragenlijst op te stellen, deze uit te zetten en de antwoorden te verzamelen. De antwoorden dienen objectief verwerkt te worden en op basis van de verkregen inzichten kunnen conclusies getrokken worden van hoe en wat verder te doen.

Dit proces veronderstelt dat de opdrachtgever niet alleen een brede kijk op de eigen organisatie heeft, maar ook een onbevangen kijk. Als dit zo zou zijn, dan heeft het onderzoek geen enkele waarde anders dan het bevestigen wat de opdrachtgever weet. Een slimme hoogopgeleide consultant zou zeggen: de opdrachtgever had een hypothese die we hebben getoetst.

Zou deze zelfde slimme hoogopgeleide consultant ook tegen de opdrachtgever zeggen dat zo'n hypothese toetsing al een interventie op zich is? Een interventie dat een grote kans met zich draagt van een self-fulfilling profecy? Ofwel in gewoon Nederlands: er was geen probleem X, maar door het stellen van de 'juiste' vragen is minimaal de perceptie ontstaan in de organisatie dat probleem X bestaat.

Een pragmatische consultant zou zeggen: " We kunnen veel veronderstellen, maar er is maar één manier om te weten wat er speelt: laten we het de medewerkers vragen." Dus een brede indicatieve vragenlijst is dus een goed startpunt. Aan de hand van de uitkomst van deze vragenlijst is vast te stellen waar wat in de organisatie speelt. Op basis van deze uitkomsten kan dan gekeken worden wat de meest slimme stappen verder zijn.

De uitkomst van deze brede indicatieve vragenlijst heeft waarde voor de klant. Alle activiteiten die nodig zijn om de uitkomst vast te stellen, hebben weliswaar waarde voor de organisatie (medewerkers laten zien dat je het serieus aanpakt, zorgen voor een goede en waardevolle terugkoppeling op de eigen bijdrage). Echter, de Permissable Cost is het liefst nul. Dit terwijl de rapporten en vervolgonderzoeken best wel wat mogen kosten want ze gaan in op objectief geconstateerde zaken.

Ofwel, de activiteiten van het uitvoeren van een brede indicatieve medewerkersonderzoek zijn IMHO van het type NPCA, Non Permissable Cost Activities. Zodra bekend is waar de aandachtspunten zitten, de activiteiten die nodig zijn om dit aan te pakken of zelfs verder te onderzoeken zijn van het type PCA: Permissable Cost Activities.

Deze manier van denken zet behoorlijk het wereldje van organisatieadviseurs op z'n kop. Veel van de veronderstelde NPCA's kosten behoorlijk wat geld. Maar ja, dat is een kwestie van anders en vooral beter organiseren. In ieder geval illustreert het de mind-set van NPCA en PCA: wanneer is het wel en niet handig om geld te vragen voor het verrichten voor welke activiteiten. Deze kadering creëert ook een goede kadering voor (te zoeken) oplossingsrichtingen.

NPCA in Educatie
Ik wil vooralsnog, misschien onterecht, kleutertijd tot en met middelbare school buiten beschouwing laten. Dit rest dus van VMBO en hoger tot en met professionele cursussen en vervolgopleidingen. Centraal, of althans voor een significant deel, in educatie staat het overbrengen van kennis en dit is waardevol.

Kennisoverdracht is een AVA, een Added Value Activity. En hoe waardevoller en hoe gerenommeerder de kennis, hoe meer het mag kosten ...en dat doet het vaak ook nog. Het is belangrijk de juiste basis te leggen. Kennisoverdracht, zeker basiskennis, bestaat voornamelijk uit zendwerk. Docenten hebben hun handen vol hieraan.

Maar terug naar de huidige manier. Om het zendwerk goed te kunnen doen voor een groep vaak diverse mensen (leerstijlen, concentratievermogen, intelligentie, motivatie, etc) moet het zendwerk onder het gemiddelde vermogen liggen van de groep.

Let op, vrijwel alle klassikale lessen waar dan ook worden gegeven ONDER het gemiddelde kunnen van de groep; hoe diverser de groep hoe verder onder het gemiddelde kunnen.

We hebben hier dus te maken met een dilemma: om te zorgen dat de kennisoverdracht zo optimaal mogelijk is, moet de groep zo klein mogelijk zijn; liefst groepsgrootte één. Om het betaalbaar te maken en te houden, moet de groepsgrootte zo groot mogelijk zijn. Khan Academy heeft hier een hele interessante invulling gegeven aan dit dilemma.

Het bijbrengen van de basis is een AVA, een Added Value Activity. Maar is het daarmee ook een PCA, een Permissable Cost Activity?

IMHO is dit niet het geval. De basis dat kan heel goed door een individu gedaan worden aan de hand van kleine brokjes materiaal (teksten, video/audio lectures, voorbeelden, oefeningen). Studenten kunnen in hun eigen tijd in een eigen tempo door dit materiaal heen. Voortgangscontrole is heel goed op afstand te doen door te zien hoe de oefeningen gemaakt worden en welke oefeningen wanneer gemaakt zijn.

Interventies kunnen dan doelgericht plaatsvinden; zowel als studenten te ver achterblijven of te ver voor gaan lopen. Deze interventies zijn van het type PCA, Permissable Cost Activities want er zit een concrete en expliciete behoefte achter.

Het werkveld van docenten gaat dan ook verschuiven van repeterend zendwerk naar studenten ondersteuning in het absorberen en toepassen. De kennis en ervaring die docenten hier opdoen leidt gegarandeerd tot een verbetering van het NPCA deel en vast en zeker ook tot vernieuwing en veelvuldige leermomenten voor de docenten zelf. Immers, in de interactie, in de toepassing, daar gebeuren de spannende en onverwachte dingen.

Reflecterend
Ik hoop met de introductie van termen PCA en NPCA een andere kijk op activiteiten en processen tot stand komt. Een andere kijk die uiteindelijk ervaar gaat zorgen dat veel minder tijd, energie en geld gestoken wordt in basis zaken zodat dit vrij komt voor de daadwerkelijke toepassing en vernieuwing. Dat het groepsmatig onder niveau paternalistisch denken en handelen van basis zaken verdwijnt. Slim begeleiden waar zelfstandigheid en het individu voorop staat, en de kosten daar laten ontstaan waar direct waarde wordt gecreëerd in de toepassing en interventies.