Nu is het in zijn organisatie de gewoonte om óf niets te doen óf een uitgebreide notitie te schrijven. Niets doen, dat was geen optie meer. Maar dan gelijk een een uitgebreide notitie te schrijven, dat is een ander verhaal.
Zelf heb ik niet zo'n goede ervaring met uitgebreiden notities om een probleem in de voortgang aan te kaarten. Het wordt gelezen, iedereen heeft commentaar met name op taaltechnische zaken, formuleringen, volgorde ...alles behalve waar het om draait. Tegen de tijd dat de notitie is geschreven, de diverse reacties middels ping-pong acties zijn aangepast, is vaak het al zo bekend dat het ook geen echte acties meer triggert. Oud nieuws.
De snelste manier die ik heb gevonden is door alles op in A4-tje te zetten, als het een beetje kan in presentatieformaat. Titel van het project, korte doelstelling, drie dingen die goed gaan, drie dingen die slecht gaan en een prognose van voortzetting.
Zo'n A4-tje is zo gemaakt. Het voordeel is dat het hiermee ook snel te toetsen is bij een aantal betrokkenen. Omdat er zo weinig staat, is de voornaamste reactie van herkenning of afwijzing van de boodschap. Precies wat van belang is. Hiermee is het makkelijk naar de opdrachtgever te stappen met de boodschap dat anderen, niet noodzakelijkerwijs de verwoording, maar wel in welke mate ze het geschetste beeld dragen. Ook dit is van belang voor de opdrachtgever.
De grap is dat dit werkt in zeer expert gedreven organisaties tot zeer politiek beladen situaties. Hiermee is dus heel snel een terugkoppeling te geven. De reactie van de opdrachtgever vind ik essentieel. Óf ze komen in actie, óf ze leggen het naast zich neer. Heel belangrijk van hoe verder op te stellen. Komt de opdrachtgever in actie, dan is het belangrijk. Komt de opdrachtgever niet in actie, dan is het (nu) niet belangrijk. Duidelijk signaal voor hoe verder te handelen.
Het moeilijkste bij het opstellen van zo'n A4-tje zit in het vinden van de drie goede dingen en de drie slechte dingen. Heel belangrijk is dat ze beide vertegenwoordigd zijn. Niemand geloofd dat er niets mis is met een project, niemand geloofd dat alles fout is met een project. Actie komt makkelijke op gang als het de boodschap geloofwaardig is.
In dit geval was de moeilijkheid om met positieve dingen te komen. Alles ging mis en fout. Even doorakkeren en er bleken toch wat positieve zaken aan het verhaal te zitten. Eén daarvan was de eigen organisatie heel goed meedeed in het project. Een leuk punt om naar voren te brengen omdat dit nogal wel eens anders was. Door dit soort zaken te benoemen, beloon je ook het goede gedrag.
Een gevaar is overigens om proberen precies te zijn. Als je de presentatie vorm aanhoudt en niet gaat smokkelen met lettergrootte, dan kun je niet anders dan met een korte maar vooral beeldvormende tekst te komen. Soms is letterlijk een verbeeldend plaatje de uitkomst. De boodschap moet veel gevoel in zich hebben, een gevoel dat de juiste actie triggert. En precisie en relevantie gaan zelden (nooit?) samen.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten