Projecten staan bol van risico's. Deze risico's hebben vaak een enorme en ook nog eens langdurige impact op de winstgevendheid van de organisatie.Zolang project management bestaat wordt er over gesproken en is er giga veel aan kennis en ervaring opgedaan. Ik denk dat constant één belangrijke factor over het hoofd wordt gezien. Niet dat deze factor plotseling alle risico's weghaald, een factor die zich meer gedraagd als 'multiplier'.
Er zijn heel veel soorten risico's en deze zijn weer op heel veel verschillende manieren te groeperen. Om de 'multiplier' naar boven te laten komen ga ik allereerst de risico's verdelen in risico's voor de organisatie en risico's voor het project.
Risico's voor de organisatie
Heel plat geslagen, een project is een investering. Bij investeringen draait het om Return-On-Investment (ROI). De 'return' hoeft niet geld per se te zijn. Het hoeft niet eens tastbaars te zijn. Dit maakt het wel lastig om de ROI vast te stellen, maar dit is de realiteit.
Voor de organisatie in kwestie betekenen risico's kans op:
- Te weinig 'Return', met als consequentie:
- onvoldoende middelen om in de toekomst andere belangrijke projecten te doen of zelfs de continuïteit van de organisatie te waarborgen
- weinig geloof van betrokkenen, in- en extern, in de toekomst
- Te veel "Investment', met als consequentie:
- onvoldoende mogelijkheid om tijdig andere belangrijke projecten te doen
- groot risico van blijven investeren omdat de 'afschrijving' te groot is geworden
We weten allemaal, ongeacht wat, sommige projecten gaan niet goed. Jammer genoeg weten we niet welke. Zolang de portfolio aan projecten maar leuk uitmiddelen dan is het prima. Uitmiddelen gaat alleen op als de organisatie veel projecten doet. Aangezien elke organisatie beschikt over een beperkte hoeveelheid middelen en mensen, is er maar één manier mogelijk om veel projecten te doen.
Hoe verder in de toekomst gekeken wordt, hoe meer aannamen er nodig zijn en hoe fouter elk van deze aannamen kunnen zijn. Soms valt het mee. Vaak niet. Er is maar één manier om de zekerheid te vergroten.
Hoe omvangrijker een project, hoe meer afhankelijkheden, hoe meer stakeholders, dus hoe complexer. Hoe complexer, hoe meer risico's, hoe meer onzekerheden, én hoe meer overhead. Hoe meer overhead, hoe hoger de investeringen. Hoe meer investeringen hoe meer control nodig is, etc.
Hoe omvangrijker een project, hoe meer gewenste of noodzakelijke uitkomsten van elkaar afhankelijk zijn. Als één ding dramatische consequenties kan hebben, is het wel een cascade effect als gevolg van gecreëerde afhankelijkheden.
Een organisatie staat bloot aan veel verschillende risico's gerelateerd aan projecten. Maar er lijkt een 'multiplier' te zijn die de zaak aardig kan opblazen. Zowel nadelig voor de 'Return' als nadelig voor de 'Investment'.
Risico's voor projecten
Hieronder staat één van de vele lijstjes risico's van projecten die op internet te vinden zijn.
- onduidelijke doelen en doelstellingen
- gebrek aan afstemming op projectdoelen over stakeholders
- niet-participatieve sponsors en belanghebbenden, of gebruikers
- slechte communicatie van doelstellingen en streefcijfers over het team
- onofficiële scope creep
- slecht / onvoldoende maatregelen of informatie over de prestaties van projecten
- onduidelijke verantwoordelijkheden
- gebrek aan / slechte kwaliteit planning / resource planning
- slechte leverancier integratie / beheer gebrek aan inzet of teamverband
- gebrek aan eigenaarschap (heeft betrekking op vele gebieden)
Sommige van de risico's zijn generiek. Soms zijn er heel andere specifieke risico's enorm dominant zoals b.v. onduidelijkheid in de aankomende wijziging in de wetgeving.
Maar kijkend naar dat lijstje van risico's, lijkt me dat de 'multiplier' ook hier weer veel invloed op heeft.
Size does matter
Er zijn natuurlijk wel een aantal voordelen verbonden aan een groot project. Een groot project wordt minder snel de nek omgedraaid, wat best leuk is als je als extern bent. Een groot project krijgt ook de nodige aandacht van zowel interne als externe belanghebbenden, dat is leuk. Sterker nog, aandacht vergroot de kans op succes. Kijk maar naar het lijstje.
Maar weegt dit op tegen alle nadelen? En, is het ook praktisch haalbaar om projecten kleiner te maken?
Kun je je voorstellen hoe de bouw van een wolkenkrabber opgedeeld wordt in kleine projecten? Of een grote organisatieverandering? Of het bouwen en implementeren van een groot stuk software? Of kijk gewoon dichter bij huis. Kijk naar projecten die meer dan 6 maanden duren ...kunnen die kleiner?
Altijd is een te groot woord. Maar ik ben overtuigd dat dit veel vaker kan dan voor mogelijk wordt gehouden. Temeer omdat ik mijn overtuiging ontleen aan een aantal projecten waarbij de scope drastisch werd gereduceerd en de realisatie van de beoogde doelstellingen slim werden georganiseerd.
Los of het kan. Het moet. Projecten moeten kleiner. Omvang is een te grote multiplier voor risico's. Zeker bij als het draait om: organisatie flexibiliteit, risico reductie, complexiteitsreductie, slagkracht ...een gezonde ROI.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten